Блог

22 июля
2014

Структурирование быта. Часть 1. Почта.

The discipline of organizing by Robert Glushko

Не очень давно вышла фудаментально подробная книга про то, как организовывать все на свете — The Discipline of Organizing. Прочесть ее, переварить и претворить в жизнь — отдельная работа, на которую многие не готовы, и, тем не менее, им важно не терять документы, закладки и вещи. Поэтому рискну рассказать несколько лаконичнее, как лично у меня устроены основные информационные системы. Начну, пожалуй, с почты.

Аккаунты

Исторически сложилось так, что у меня есть несколько почтовых ящиков.

  1. Адрес первого нужен при регистрации на разных сервисах, получения скидочных карточек, участия в соцопросах и прочих случаях, где твой контакт служит своеобразной платой за получаемый бонус или услугу. В этот ящик попадает информация, без которой можно прожить и от которой, скорее всего, я отпишусь через некоторое время — технические письма, уведомления, рассылки.
  2. Второй адрес для всего, что касается государственных, банковских и других операционных нужд. С одной стороны, теперь для того, чтобы оплачивать счета, получать уведомления, делать переводы не нужно отстаивать в часовых очередях, и глупо этой возможностью не пользоваться. С другой, встает вопрос о безопасности данных. Чтобы быть немного за них спокойнее, завела этот ящик и оставляю его только доверенным (ну, хочется надеяться) официальным инстанциям.
  3. Есть еще несколько адресов, созданных под проекты, в которых участвую. Они — дань традиции и бизнес-правило: принято иметь адрес с соответствующим доменным именем. Предпочла бы использовать один основной (четвертый), но приходится настраивать пересылку.
  4. Четвертый ящик — основной. Он самый удобный и тщательно настроенный под мои нужды. Тут происходит общение по всем поводам: личным и рабочим, сюда же идет пересылка из остальных, фильтруемая по заданным правилам. И этот ящик — Gmail.

Технической необходимости в ящиках от первого до третьего типа нет, инструменты Gmail позволяют структурировать все в рамках одной учетной записи. Но мне немного проще получать письма одного типа в первый и второй ящики и в несколько ящиков третьего типа, а для них создать соответствующее количество правил фильтрации в четвертом ящике, вместо того, чтобы под изначального отправителя каждого письма создавать отдельное правило. Помимо этого, содержимое всех ящиков, кроме четвертого, служит своего рода бэкапом, на случай, если что-то потеряется или взломают основной. Оно никак не организовано. Все структурирование происходит в основном аккаунте Gmail.

Обработка

По умолчанию Gmail группирует все письма, у которых одна тема и участники, в цепочку. Цепочки писем выводятся в папке Inbox (Входящие) по времени получения последнего письма в каждую из них в обратном хронологическом порядке. Цепочки с непрочитанными письмами автоматически выделяются жирным шрифтом, с прочитанными — обычным.

Базовый вид папки Входящие

В такой системе организации почты есть три проблемы:

  • При достаточно активной переписке цепочка с непрочитанным письмом может оттесниться новыми цепочками далеко вниз и пропадет из поля зрения.
  • Письма часто читаются не подряд, а выборочно, поэтому, через некоторое время непрочитанные новые письма начинают перемежаться прочитанными, что затрудняет поиск.
  • Все прочитанные письма перестают выделяться жирным вне зависимости от того, отвечено они или нет. Поэтому становится сложно найти письма, которые уже были прочитаны, но все еще требуют ответа

Для того, чтобы решить эти проблемы, весь массив писем нужно разделить на три категории:

  • Непрочитанные вообще
  • Прочитанные, но не отвеченные
  • Прочитанные и обработанные: отвеченные или не требующие ответа.

Gmail позволяет по-разному подойти к этой задаче. Мне известно два подхода, скорее всего, можно придумать еще:

  1. Первый вариант — для тех кто любит держать Inbox в минималистичной чистоте. Все письма, делятся на необработанные (еще непрочитанные или прочитанные, но требующие ответа) и обработанные (прочитанные и отвеченные или не требующие ответа). Первые находятся во Входящих, вторые — в архиве.
    • Непрочитанные письма попадают во Входящие и выделены жирным шрифтом.
    • Прочитанные, но еще не отвеченные остаются во Входящих, но после прочтения уже не выделяются жирным шрифтом.
    • Прочитанные и отвеченные цепочки нужно перенести из Входящих в архив. Заархивированные цепочки всегда можно найти в папке All mail, а при появлении в них новых писем, снова попадают во Входящие.

    Заархивировать выбранные письма: проставить чекбоксы напротив таких писем → Нажать кнопку архива (коробочка со стрелочкой вниз) в верхнем меню

    В рамках этого способа прочитанные и непрочитанные располагаются во Входящих вперемешку, однако это не является проблемой, так как писем там остается немного — все обработанное удаляется в архив.

  2. Второй вариант, который использую я, чуть более сложный. В архив ничего не переношу, поэтому предпочитаю разделять непрочитанные и прочитанные письма на две группы, чтобы не потерять первые среди вторых в бесконечной ленте Входящих.
  3. Входящие разбиты на две группы

    Разделить на две группы прочитанных и непрочитанных можно так: шестеренка справа наверху → Settings → Inbox → В Inbox type выбираем Unread first
    • Новое письмо попадает в верхнюю группу Unread, где копится все, что требует обработки (либо потому, что я еще это не читала, либо потому, что решила отреагировать позже).
    • После прочтения письма оно автоматически переезжает в нижнюю группу Everything else. Поэтому я либо сразу отвечаю на него, либо снова отмечаю его как непрочитанное, чтобы письмо оставалось в верхней группе Unread.
    • Раздел «Everything else» остается для обработанных и неактуальных писем.

Пометить письмо, как непрочитанное: правом верхнем углу письма кнопка со стрелкой вниз → В выпадающем меню выбираем Mark unread from here

Думаю, еще одним неплохим способом организовать обработку был бы синтез этих двух методов: разделить Входящие на две группы для непрочитанных и прочитанных цепочек.

  • В непрочитанных (Unread) держать цепочки, которые вообще еще не открывались (они будут автоматически группироваться сверху, а не перемешиваться с уже прочитанными).
  • В прочитанных (Everything else) — цепочки, которые были прочтены, но еще не обработаны.
  • Все остальные — прочтенные и отвеченные или не требующие ответа — отправлять в архив, чтобы не захламлять Входящие.

Тегирование

Когда с процессами прочтения и обработки писем разобрались, встает вопрос, как организовать весь их массив так, чтобы в нем было реально найти какое-нибудь конкретное письмо полученное и обработанное давно, но очень нужное именно сейчас. Кроме поиска по тексту, для этих целей в Gmail можно пользоваться тегами.

Тегировать письма: проставить чекбоксы напротив цепочек писем, которые нужно пометить тегом → Нажать кнопку с тегом в верхнем меню → Выбрать существующий тег из списка или нажать Create New → Ввести тег

С их помощью удобно фильтровать и группировать цепочки писем одного типа (что это за типы каждый определяет для себя сам, ниже я приведу свои). Сначала опишу основные принципы и возможности для работы с тегами в Gmail:

  • Каждой цепочке можно присвоить один или несколько тегов, которые появляются на цепочках в папке Входящие, а также в списке тегов слева.
  • Тегированные письма в папке Входящие
  • При нажатии на любой тег из списка слева или вводе его в строку поиска, выводятся все цепочки, помеченные этим тегом (вне зависимости от того, прочитанные они, непрочитанные, заархивированные или находящиеся во Входящих).
  • Фильтрация писем по тегу из списка слева
  • Чтобы немного очистить Входящие, нужные письма можно отметить галками и отправить в архив. После этого их можно будет найти либо в общей папке архива All mail, либо нажав на соответствующий тег в списке слева.
  • Заархивировать выбранные письма, присвоив им тег: нажать кнопку с папкой (Move to) в верхнем меню → выбрать нужный тег
  • Важным удобством является возможность создать дополнительный уровень иерархии: любой тег можно поместить под другой, уже существующий, тег. Это можно сделать как при создании нового тега, так и для уже созданного. О том, как я этим пользуюсь, напишу ниже.
  • В процессе создания тегов для выбранных писем нужно задать в селекте Nest lable under материнский тег

    Это окно можно вызвать также из левого списка тегов: Навестить на тег → нажать на стрелку → Edit
  • В списке слева можно также выбрать цвет тега. Это облегчает поиск, визуально выделяя во Входящих все письма одного типа.


Теперь расскажу, как использую эти возможности для создания собственной системы тегов. У каждого есть несколько больших областей, для которых используется почта. Мои области такие:

  1. Работа
    Поскольку у меня она проектная, под проект создаю тег с его названием и он появляется в левой панели.

    В каждом проекте обычно существует несколько основных направлений, по которым ведется переписка. Под каждую из них я создаю «подтеги» в рамках проектного тега. В левой панели каждый подтег можно будет увидеть вложенным в основной тег (подтег Finance в CHANNELKIT), а в инбоксе тег отображется единым блоком и выглядит как CHANNELKIT/Finance:

    — разработка текущей версии (Development)
    — юридическая документация (Legal)
    — оплата (Finance)
    — отзывы пользователей (Feedback)
    — обсуждение стратегии дальнейшего развития (Strategy)
    — маркетинг (PR) и т.д.

    Основные проектные теги

    Всех направлений, по которым будет вестись переписка в рамках проекта, не предскажешь, поэтому, я обычно жду, пока накопится некоторое количество писем (протегированных проектом), а когда вижу, что какие-то из них посвящены одному направлению, группирую их с помощью подтега.

    Для того, чтобы быстро отличать во Входящих письма разных проектов, я крашу теги одного проекта и его подтеги одним или несколькими, но похожими цветами.

    Задать цвет тегу: левое меню → При наведении справа нажать на стрелку → Label color
  2. Неработа
    Ввиду того, что нерабочей переписки существенно меньше, под тег Private уходит все, что не касается рабочих проектов: оплата счетов, медицина, переписка с друзьями и семьей, хобби, путешествия. Каждое из этих направлений представляет из себя «подтег».

  3. Теги папки Private
  4. Старое

    Место в левой панели ограничено, поэтому я оставляю ее под теги с текущими рабочими проектами и нерабочий тег Private. Теги всех неактуальных проектов собираю вместе под тег Я_Infodesk, названный так, чтобы он вставал самым последним в списке. Кроме того можно убрать его из зоны видимости, дополнительно укоротив левое меню. Он станет доступен только по клику на More внизу списка слева.

  5. Скрыть тег в левом меню: левое меню → При наведении справа нажать на стрелку → In lable list → Выбрать Hide
  6. Соцспам

    Для писем, приходящих с первого почтового аккаунта (рекламы, рассылок, дайджестов, уведомлений) я сделала правило (об этом ниже), по которому они автоматически помечаются отдельным тегом SCL и архивируются (не выводятся во Входящих). Письма под этим тегом я проверяю раз в неделю: читаю заинтересовавшие, обрабатываю уведомления и удаляю все, что оказалось ненужным.

Фильтрация

Чтобы не сойти с ума, тегируя все письма вручную, я пользуюсь инструментами, которые в некоторых очевидных случаях делают это за меня, — фильтрами. Правила фильтрации можно создавать по-разному. Я опишу способ, который применяю чаще всего, но он не единственный.

  1. Создание параметра отбора

    Открываю цепочку, для которой хочу создать правило, нажимаю в верхнем меню More, в списке выбираю Filter messages like these. Gmail отфильтровывает все цепочки писем, «подобные» выбранной, поверх списка открывается окно с параметрами фильтрации. По умолчанию параметр один — адрес отправителя. Он меня устраивает в большинстве случаев. Внизу слева нажимаю Create filter with this search.

  2. Отфильтровать сообщения
  3. Действия с отобранными цепочками

    В следующем окне можно настроить правила — набор действий, которые нужно сделать с фильтруемыми по заданным выше параметрам, цепочками. И вот тут есть организационный момент. Глобально я разделяю цепочки на две группы:

    • Те, которые хочу «не пропустить» и увидеть сразу, как только в них пришло письмо. Для них я выбираю из списка Apply the label тот тег, которым хочу разметить все цепочки с данного адреса (если такого тега нет, могу создать новый и поместить его под уже существующий). Цепочки будут появляться в группе Unread во Входящих и размечаться соответствующим тегом.
    • Те, которые буду проверять раз в какой-то период, по мере накопления писем в них (нет необходимости загружать ими Входящие). Для них я также выбираю тег, но дополнительно ставлю галку Skip the Inbox. Тогда цепочки будут архивироваться, минуя Входящие (несмотря на то, что они не были прочитаны, они не будут отображаться в Unread). Найти их можно будет либо в All mail, либо отфильтровав по тегу слева. Таким образом, группа Unread не будет переполняться. Этим вариантом я пользуюсь для писем из первого почтового аккаунта (рассылки), а также при рассылке из таск менеджеров (Redmine, Basecamp), потому что предпочитаю не отвлекаться на каждое пришедшее письмо, а набирать несколько, и только потом идти решать задачи.

    Создать фильтр
  4. Область применения фильтра

    В дополнение к приведенным выше настройкам есть возможность применить созданное правило к цепочкам пришедших ранее писем с таким же параметром фильтрации. Для этого нужно поставить галку Also apply filter to matching conversations. Если эту галку не ставить, правило будет применяться только к новопришедшим письмам. Жмем Сreate filter, и готово.

Хочу отметить, что нужно отдавать себе отчет, что от одного и того же пользователя приходят письма в рамках разных направлений работы. Поэтому, вместо того, чтобы создавать сложные фильтры на слова в теме письма, часто удобнее вручную их протегировать. Будет точнее. Создать новый тег, присвоить его выбранным письмам и отправить протегированные письма в архив можно сделать в одно движение с помощью селекта с папкой.

Протегировать и отправить в архив: проставить чекбоксы напротив цепочек писем, которые нужно пометить тегом → Нажать кнопку с папкой (Move to) в верхнем меню → Нажать Create New → Ввести название тега

Темы

Последний прием, который помогает мне держать почтовый ящик в порядке — формализация темы письма. Например, нашем проекте Channelkit есть целое направление, посвященное финансовой отчетности. В него входят в том числе обсуждение платежей разным контрагентам. Мы стараемся все письма, которые касаются одного контрагента посылать в рамках одной цепочки (серия писем с одной темой письма), а цепочку называть в формате Проект / Направление / Узкая тема.

Тема письма

Когда мы обсуждали бюджет на через контекстную рекламу в фейсбуке, тема выглядела так: Channelkit / FIN / Facebook. Таким образом мы минимизируем количество цепочек писем в папке направления, посвященных одному вопросу, а их содержание несложно определить по теме.

И конечно нужно стараться, чтобы в цепочке писем, посвященных одной теме не всплывали другие темы — под них лучше создавать новые цепочки. Но это зависит не только от вас, но и от ваших коллег. В случае, если этого избежать не удалось, можно одну цепочку пометить несколькими тегами.